Datos de investigación

Se requieren dos tipos el almacenamiento:

- Almacenamiento durante la ejecución del proyecto (en general interno y privado). Dónde se almacenarán sus datos y cómo se harán las copias de seguridad; y ¿quién será responsable de controlar el acceso a sus datos y cómo se controlará que el acceso sea seguro? Buenas prácticas:

• Almacenar datos en formatos legibles a largo plazo
• Verificar los archivos cada cierto tiempo
• Organizar y etiquetar claramente los datos almacenados para que sean fácilmente localizables y accesibles
• Tener en consideración la degradación física de los soportes ópticos y magnéticos por si es necesario copiar o migrar datos
• Almacenar los datos en distintos soportes, incluso para un proyecto a corto plazo, por ejemplo en el disco duro y en CD
• Crear versiones digitales de la documentación en papel, en Formato PDF/A para la preservación y el almacenamiento a largo plazo

• Tener en cuenta factores de conservación de los soportes, como los cambios de temperatura, la humedad relativa, la luz, etc.

- Almacenamiento para la difusión y a la preservación de los materiales.

Los medios de almacenamiento son complementarios entre sí y algunas de las soluciones más comunes son:

• Almacén de datos personal o del proyecto (por ejemplo, utilizando discos USB, discos duros de ordenadores portátiles o unidades en red dentro de la institución), recomendados únicamente para ser utilizadas en el curso de la investigación.
• Repositorio institucional o disciplinar
• Servicios nacionales de archivo de datos, como el UK Data Service
• Almacén de datos en la nube
• Sistemas de almacenamiento institucionales o repositorios

Por ejemplo, Dropbox y Google Drive, incluyen en sus contratos renuncias de responsabilidad legal, de modo que en caso de que hubiera algún problema con la seguridad de archivos a terceros el responsable del tratamiento de datos es el usuario.

Los medios de almacenamiento tendrán que ser seguros para proteger los derechos de propiedad y mantener la confidencialidad de la información y si se trata de datos personales, habrá que tener en cuenta también la legislación nacional vigente.

Con relación a la seguridad consideraremos:

• Instalar un software antivirus actualizado en los dispositivos
• No confiar en el correo electrónico para transmitir datos confidenciales, incluso internamente, es un punto vulnerable en la seguridad.
• Servicios como Dropbox pueden ser una solución segura para transferir grandes archivos.
• Servicios institucionales (repositorios)
• Los servicios de intercambio de archivos basados en la nube y las wikis pueden ser válidos para compartir ciertos tipos de datos, pero no para los datos confidenciales porque no se controla su almacenamiento.
• Los datos altamente confidenciales, independientemente del medio de almacenamiento físico (ordenador portátil, unidades flash USB, CD / DVD) deberán convertirse a un código ilegible y tener acceso a ellos mediante una contraseña o clave para evitar su divulgación.

Un aspecto importante en la protección de los datos se relaciona con la eliminación segura de los mismos, es importante abordar este punto porque llegará un momento en el que deberán eliminarse aquellos datos que contengan información sensible y/o que permita identificar a personas (por ejemplo, una vez que los datos han sido anonimizados).

Este proceso tiene que ser irreversible ¿Cómo se podría hacer para que los datos no sean recuperables ?

• mediante el uso de software especializado de sobreescritura de datos,
• desmagnetizando los medios de almacenamiento
• o destruyéndolos físicamente.

(Biblioteca/CRAI Universidad Pablo Olavide)